با توجه به تنوع تجهیزات پزشکی و گستردگی رو به افزایش کاربرد آنها در بخش های مختلف بیمارستانها و مراکز درمانی، مدیریت و پردازش اطلاعات مرتبط امری بسیار دشوار به نظر می رسد. حال تصور کنید یک مدیر مجبور باشد برای  مدیریت اطلاعات کلی دستگاهها، وضعیت کالیبراسیون، تعمیرات و نگهداری آنها نیز به شیوه های سنتی ثبت کند برای مثال آرشیو در بایگانی های کاغذی یا در بهترین حالات نگهداری در فایل های بدون ساختار کامپیوتری و در این بین یکی از مدیران ارشد از وی گزارش موجودی یا مثلا گزارش هزینه های تعمیرات دو ماه گذشته را بخواهد، پردازش اطلاعات ذخیره شده در این وضعیت بسیار دشوار است. در چنین شرایطی زمانی که از او و کارکنانش صرف می شود تا اطلاعات مربوط را از بایگانی ها استخراج کنند و سپس محاسبات مرتبط را انجام دهند بسیار زیاد خواهد بود. ضمن آنکه تازه ممکن است متوجه شوند که برخی از گزارش ها ناقص هستند یا دیرتر از موعد مقرر تهیه شده اند و تازه باید پیگیر دریافت اطلاعات از بخش ها نیز باشد.

چنین مدیری ضمن آنکه انرژی زیادی را صرف این مساله می کند، از کارهای اصلی خود که ساماندهی وضعیت تجهیزات پزشکی مراکز زیر مجموعه اش هست باز می ماند و راندمان عملکردش کاهش چشمگیری پیدا می کند.

آنچه مسلم است امروزه تنها راه حل برای چیره شدن بر مشکل مدیریت و پردازش اطلاعات استفاده از نرم افزارهای تخصصی همراه بانک های اطلاعاتی ساختیافته می باشد.